उन्नत विश्लेषिकी नर्सिंग संसाधनों को अधिक सटीक रूप से संरेखित करते हैं

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कई अस्पतालों की तरह, MercyOne Des Moines Medical Center in Des Moines, Iowa, आमतौर पर संकट की स्थिति में खुद को मिला जब यह स्टाफिंग के लिए आया था। क्षेत्रीय नर्सिंग की कमी के कारण इसे लगातार समझा गया।

समस्या

इसके जवाब में, इकाई स्तर के कर्मचारियों की सुरक्षा की एक संस्कृति विकसित हुई थी, जहां अप्रत्याशित बदलावों की अनिश्चितता के कारण इकाइयां साझा करने वाले कर्मचारियों पर वापस आ गईं। संगठन को अक्सर रोगी देखभाल की जरूरतों को पूरा करने के लिए कोर कर्मचारियों को तैरने के लिए मजबूर किया गया था। इन सभी कारकों ने उचित कवरेज सुनिश्चित करने के लिए उच्च स्तर का प्रीमियम भुगतान किया।

“हमें पता था कि हमें एक व्यावसायिक प्रक्रिया के रूप में कर्मचारियों के लिए एक पूरी तरह से नया दृष्टिकोण लेना है,” मर्कोने डे मोइनेस मेडिकल सेंटर में परिचालन के प्रबंधक शावना गुन ने कहा। “पुराने तरीके बस काम नहीं किया। यह अराजक था और कर्मचारियों के लिए और हमारे संगठन के लिए महंगा था। ”

मर्सीऑन डेस मोइनेस ने तीव्र देखभाल इकाइयों में नर्सिंग संसाधनों का प्रबंधन करने के लिए मैन्युअल प्रक्रियाओं पर भरोसा किया। प्रत्येक सप्ताह, प्रबंधकों ने एक्सेल में स्टाफिंग प्लान बनाया। यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया थी, और सर्वोत्तम प्रयासों के बावजूद दैनिक स्टाफिंग योजना अंततः केवल एक सबसे अच्छा अनुमान था कि जो सोचा गया था वह एक निश्चित दिन के लिए सही होगा।

“स्टाफिंग एक पहेली को इकट्ठा करने की कोशिश करना बहुत पसंद है,” गुन ने समझाया। “कौन ड्यूटी पर है? उनके कौशल क्या हैं? उन्हें किस इकाई को सौंपा गया है? हमारा फ्लेक्स पूल क्या है? प्रत्येक इकाई के लिए रोगी की मांग और कर्मचारियों का स्तर क्या है? हम लोग कहाँ रख सकते हैं? बहुत सारे अलग-अलग टुकड़े हैं जो एक ही तस्वीर बनाने के लिए एक साथ आते हैं। हमारे पास जो भी कमी थी, वह हमारे नर्सिंग स्टाफ को हमारे रोगियों से मिलाने के लिए किसी भी समय उन सभी टुकड़ों को देखने की क्षमता थी। “

यह समस्याग्रस्त है क्योंकि अस्पताल का वातावरण तरल है। बदलाव अपेक्षित है। हालांकि, नर्सिंग संसाधनों के समेकित दृष्टिकोण के बिना, स्वास्थ्य संगठन ने कर्मचारियों की योजनाओं में पल-पल के बदलाव को समायोजित करने के लिए संघर्ष किया।

“जब स्टाफ शिफ्ट की मांग करता है या जब हम कॉल-ऑफ का अनुभव करते हैं, तो यह सिस्टम में होता है। हम देख सकते हैं कि हर कोई दिन के किसी भी स्थान पर है।”

शावना गुन, आरएन, मर्कियोने डेस मोइनेस मेडिकल सेंटर

वास्तविक रोगी की जरूरत के आधार पर योजना को परिष्कृत करने के लिए प्रत्येक दिन घंटे खर्च किए गए। स्टाफिंग प्रबंधकों ने अपनी दिन भर की इकाइयों का एक बड़ा हिस्सा खर्च किया, लगातार संख्याओं को अपडेट किया, करीब 100 ग्रंथों का आदान-प्रदान किया। स्टाफ मुद्दों को संबोधित करने के लिए रोगी देखभाल गतिविधियों से प्रभारी नर्सों को खींच लिया गया।

“हमारे स्टाफ की स्थिति एक 24/7 प्रक्रिया में विकसित हुई थी,” गुन ने कहा। “हमारा लक्ष्य एक ऐसे टूल को खोजकर संकट की स्थिति से बाहर निकलना था, जो हम नर्सिंग संसाधनों की तैनाती की दक्षता और सटीकता में सुधार करेंगे। हम एक ऐसा समाधान चाहते थे जिससे हम अपने स्टाफ की जरूरतों और उपलब्ध संसाधनों का मूल्यांकन करने के लिए वास्तविक समय में सहयोग कर सकें। हम एक ऐसा समाधान भी चाहते थे, जो हमें आगे की योजना बनाने और पल से परे काम करने की क्षमता प्रदान करे। ”

अंत में, संगठन नर्सों के लिए एक बेहतर काम / जीवन संतुलन बनाना चाहता था। गन ने अपने करियर की शुरुआत एक रिसोर्स पूल नर्स के रूप में की थी। 12 घंटे की शिफ्ट के दौरान तीन अलग-अलग मरीजों के साथ तीन अलग-अलग मंजिलों पर उसे ढूंढना असामान्य नहीं था।

एक राष्ट्रीय स्तर पर, नर्सों को स्टाफिंग अंतराल को कवर करने के लिए लंबे समय तक रहने के लिए कहा गया है। यह महत्वपूर्ण था कि MercyOne Des Moines कर्मचारियों को बेहतर कार्य / जीवन संतुलन प्रदान करने के लिए दक्षता में सुधार करे।

प्रस्ताव

MercyOne Des Moines ने हेल्थ आईटी-वेंडर हॉस्पिटल IQ के प्रेडिक्टिव एनालिटिक्स और वर्कफ़्लो सिस्टम, वर्कफोर्स का विकल्प चुना, जो प्रत्येक दिन उचित रोगी सुनिश्चित करने के लिए टेलीमेट्री, मेड-सर्जरी और फ्लोट पूल नर्सों के आवंटन को स्वचालित और सुव्यवस्थित करता है।

अस्पताल का आईक्यू हेल्थकेयर संगठन की मौजूदा प्रणालियों के साथ एकीकृत होगा और पूर्वानुमानित रोगी जनगणना के अनुरूप नर्सिंग संसाधनों को समायोजित करने में मदद करने के लिए सत्य का एक स्रोत प्रदान करेगा। सिस्टम उन मैनुअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करेगा जो कर्मचारियों को वास्तविक समय में कर्मचारियों की जरूरतों के समन्वय और सत्यापन में मदद करने के लिए भरोसा करते थे।

“ऑटोमेशन से परे, समाधान हमें दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों और अग्रिम में सात दिनों के लिए स्टाफिंग स्तर को समायोजित करने के लिए अंतर्दृष्टि देगा,” गुन ने समझाया। “सिस्टम संभावित मुद्दों के स्टाफिंग प्रबंधकों को सूचित करेगा, जो हमें अन्य मंजिलों पर ओवरस्टाफिंग से बचने के लिए इकाइयों का समर्थन करने का अवसर देता है, जिन्हें समर्थन की आवश्यकता होती है।”

चुनौती मिल रही है

कर्मचारी समन्वयक और प्रबंधक, यूनिट निदेशक, प्रभारी नर्स और विभाग सचिव सभी कार्यबल प्रणाली का उपयोग करते हैं। प्रत्येक उपयोगकर्ता डेस्कटॉप या मोबाइल डिवाइस के माध्यम से अस्पताल के अंदर या बाहर कहीं से भी सिस्टम का उपयोग कर सकता है।

“हर सुबह, हमारी टीम 15 मिनट के लिए मिलते हैं,” गुन ने कहा। “उस बैठक के दौरान, हम अस्पताल के आईक्यू को खींचते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि सब कुछ सही है। हम इकाइयों से अपडेट देख सकते हैं, मूल्यांकन कर सकते हैं कि हम कहाँ पर हैं, और कोई आवश्यक समायोजन करें। प्रत्येक मंजिल के लिए योजना को देखने के लिए कर्मचारी सदस्य हॉस्पिटल आईक्यू का उपयोग करते हैं। सभी भ्रम और अस्पष्टता, सभी आगे और पीछे, चला गया है। ”

प्रबंधक यह बताने के लिए भी व्यवस्था का उपयोग करते हैं कि परिवर्तन क्यों किए गए हैं। उदाहरण के लिए, शायद एक इकाई को तीन कर्मचारी मिले, जबकि दूसरे को अतिरिक्त कर्मचारी नहीं मिले। प्रबंधक विशिष्ट इकाई आवश्यकताओं के बारे में संवाद कर सकते हैं ताकि कर्मचारी सदस्य यह समझ सकें कि कोई विशेष निर्णय क्यों लिया गया था।

यह पारदर्शिता प्रत्येक इकाई को कर्मचारियों पर सहयोगात्मक रूप से कार्य करने में सक्षम बनाती है। हर कोई प्रत्येक दिन उपलब्ध संसाधनों को देख सकता है और समझ सकता है कि उन नर्सों को कैसे और क्यों तैनात किया गया था।

“दैनिक योजना लागू होने के बाद, हम अगले 24 घंटों के लिए योजना बनाते हैं,” गुन ने कहा। “और वहाँ से हम अगले हफ्ते, सात दिन तक देख सकते हैं। अस्पताल आईक्यू हमें पूर्वानुमानित जनगणना, क्षमता, स्टाफिंग योजनाओं, यूनिट द्वारा निर्धारित भुगतान समय – उन सभी पहेली टुकड़ों को देखने की सुविधा देता है, जिन्हें हम अपने सत्य के एकल स्रोत को बनाने के लिए एक साथ लाते हैं।

“हम प्रत्येक इकाई के लिए और अस्पताल में समग्र संख्या देख सकते हैं,” उसने कहा। “हम किसी को एक दिन की शिफ्ट से रात की शिफ्ट में या एक यूनिट से दूसरी यूनिट में स्विच करने के बारे में सिफारिश कर सकते हैं।”

स्टाफ कोऑर्डिनेटर एक समस्या वाले क्षेत्र को एक सप्ताह पहले देख सकते हैं, यूनिट के नेताओं के साथ संवाद कर सकते हैं, और उपयुक्त संसाधनों को लागू करने या स्थानांतरित करके “अगले गुरुवार” के साथ समस्या को हल करने के तरीके निर्धारित कर सकते हैं।

“हम वास्तविक समय की संख्या को देख सकते हैं – हाथ पर कितने कर्मचारी हैं, कौन है, कौन देर से रह रहा है,” गुन ने कहा। “यह सब वहाँ है। जब कर्मचारी शिफ्ट की मांग करते हैं या जब हम कॉल-ऑफ का अनुभव करते हैं, तो यह सिस्टम में होता है। हम देख सकते हैं कि हर कोई दिन के किसी भी समय कहाँ है। ”

MercyOne Des Moines ने वास्तविक समय में आगे और पीछे हटा दिया है। उदाहरण के लिए, यदि नर्स बीमार में कॉल करती है, या संसाधन पूल में एक और नर्स को जोड़ा जाता है, तो चार्ज नर्स और विभाग सचिव केवल सिस्टम को अपडेट करते हैं। स्टाफिंग समन्वयक तब वास्तविक समय के अपडेट प्राप्त करते हैं और उस पारी के लिए कर्मचारियों के आवंटन के बारे में प्रभारी नर्सों से संवाद करने के लिए सिस्टम का उपयोग करते हैं।

वर्कफोर्स सिस्टम मर्सीऑन डेस मोइनेस के कर्नर ईएचआर, क्रोनोस शेड्यूलिंग सिस्टम और टेलीट्रैकिंग बेड मैनेजमेंट आईटी से डेटा को एकीकृत करता है, और कर्मचारियों को रोगियों, जनगणना और क्षमता के बारे में एक पूरी तस्वीर देता है ताकि प्रबंधक नर्सिंग को सटीक रूप से संरेखित कर सकें।

परिणाम

सिस्टम MercyOne Des Moines को स्टाफिंग संसाधनों का एक समेकित दृष्टिकोण देता है जो इसे पहले नहीं मिल सकता था। यह पूरे अस्पताल में संगठन का सच का स्रोत बन गया है, गन ने कहा। उसने कहा कि डेटा, प्रक्रियाओं और लोगों के सभी सिलोस टूट गए हैं – इसने संगठन को सहयोगात्मक रूप से काम करने से रोक दिया, उसने कहा।

“MercyOne डेस मोइनेस की पूरी स्टाफिंग प्रक्रिया अधिक कुशल हो गई है,” उसने कहा। “हम जानते हैं कि हमारे पास कौन से संसाधन हैं और वे कहाँ स्थित हैं, और यह एक जबरदस्त समय बचाता है। ऑटोमेशन और दक्षता ने दैनिक स्टाफिंग को प्रति सप्ताह 70 घंटे तक कम करने में लगने वाले समय को कम कर दिया है।

“हमारे स्टाफ समन्वयक ने अपने समय को रोगी के अनुभव को बेहतर बनाने के तरीकों की तलाश में फिर से केंद्रित किया है,” उसने समझाया। “यूनिट निदेशकों ने मरीज के देखभाल से संबंधित गतिविधियों पर अपना समय फिर से केंद्रित कर दिया है क्योंकि वे अब स्टाफिंग मुद्दों को संबोधित करने के लिए पाठ या फोन से दूर नहीं जा रहे हैं।”

जब आवश्यक हो, स्टाफिंग समन्वयक अब इकाइयों में हाथों के दूसरे सेट के रूप में काम कर सकते हैं। नर्सिंग में, ऐसे समय हो सकते हैं जब फर्श बहुत व्यस्त होता है, जैसे कि जब कर्मचारी छुट्टी का समन्वय करते हैं, तो गुन ने समझाया। वे व्यस्त समय केवल थोड़े समय के लिए रहते हैं, लेकिन अब स्टाफिंग समन्वयक कूद सकते हैं और सहायता कर सकते हैं। उन्हें 8 घंटे की शिफ्ट के लिए किसी अन्य नर्स को लाने की आवश्यकता नहीं है।

“अस्पताल आईक्यू ने हमारी टीमों को सभी इकाइयों के लिए एक संतुलित स्टाफिंग योजना बनाने के लिए सहयोग करने के लिए सक्षम किया है,” उसने कहा। “अतीत में, ऐसा महसूस हुआ कि जैसे हम एक दूसरे के खिलाफ काम कर रहे थे। अब, हम जानते हैं कि यदि हमारे पास देने के लिए कर्मचारी हैं और यदि हम उन इकाइयों को किसी अन्य इकाई में जाने की अनुमति देकर अन्य इकाइयों की सहायता कर सकते हैं। “

सिस्टम प्रबंधकों को तत्काल बेडसाइड जरूरतों से परे देखने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, MercyOne Des Moines में बहुत से ओपन-हार्ट सर्जरी के मरीज हैं। यदि, सिस्टम का उपयोग करते हुए, एक प्रबंधक यह देखने में सक्षम है कि उसके पास दो दिनों में निर्वहन के लिए तीन रोगी तैयार होंगे, तो वह समय पर ढंग से उन निर्वहन की सुविधा के लिए संसाधनों को संरेखित करना शुरू कर सकता है। बदले में, सर्जरी के रोगी के लिए बिस्तर खोल देता है।

“प्रणाली ने हमें रोगी की देखभाल और कर्मचारियों की संतुष्टि में सुधार करने के लिए सक्षम किया है,” गन ने कहा। “क्योंकि हम पहले से रोगी की मांग के दिनों को पूरा करने के लिए शेड्यूल को स्थानांतरित कर सकते हैं, हमने उस आवृत्ति को काफी कम कर दिया है जिसके साथ हम नर्सों को या तो एक दिन की छुट्टी पर आने या देर से रहने के लिए कहते हैं। इस प्रकार, अब हम शिफ्ट-आधारित प्रोत्साहन वेतन कार्यक्रमों का उपयोग कर रहे हैं और स्टाफिंग अंतराल के लिए अंतिम-मिनट के समाधान के बजाय अधिक रणनीतिक तरीके से ओवरटाइम वेतन का उपयोग कर रहे हैं।

“जबकि निश्चित रूप से एक वित्तीय प्रभाव है,” उसने कहा, “मुख्य प्रभाव कम अराजक वातावरण और नर्सों के लिए अधिक अनुमानित समय-सारणी है, जो थकावट को कम करता है और अंततः बेहतर रोगी देखभाल की ओर जाता है।”

और अंत में, प्रौद्योगिकी में सुधार हुआ है कि संगठन अपने संसाधन पूल का प्रबंधन और प्रबंधन कैसे करता है। पाली को चार घंटे की वेतन वृद्धि में विभाजित किया गया है। सिस्टम के साथ, संसाधन पूल नर्सों को एक अधिसूचना प्राप्त होती है जो उन्हें सूचित करती है कि वे अपनी पारी के अगले खंड को कहाँ खर्च करेंगे। वे रोगी देखभाल शुरू कर सकते हैं, बजाय यह जानने के लिए कि उन्हें कहाँ सौंपा गया है। बेहतर दक्षता का मतलब यह भी है कि वे इकाइयों के बीच कम बार जा रहे हैं।

दूसरों के लिए सलाह

“हेल्थकेयर की बढ़ती मांगों को पूरा करने के लिए, हम सभी को लगातार दक्षता में सुधार करने के लिए चुनौती दी जाती है,” गुन ने कहा। “हर दिन और हर दिन प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने की हमारी क्षमता वही है जो हमारे रोगियों और समुदायों को वास्तव में चाहिए और लायक है। अगर स्वास्थ्य सेवा संगठन सुधार के लिए किसी क्षेत्र की पहचान कर सकता है, तो उसे प्राथमिकता पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।

“जब यह स्टाफिंग की बात आती है, जहां समय और संसाधन पहले से ही सीमा तक फैला हुआ है, तो एक और परियोजना से निपटना भारी लग सकता है,” उसने जारी रखा। “यह एक नई प्रक्रिया या प्रौद्योगिकी में निवेश करने के लिए आकर्षक है। हालांकि, पकड़ यह है कि प्रक्रिया में सुधार लाने का एकमात्र तरीका नवाचार है। हम पहले से ही जानते हैं कि मैनुअल तरीके अच्छे से काम नहीं कर रहे हैं।

गन ने कहा कि प्रौद्योगिकी को अपनाने के लिए मर्सी ओन मोइनेस ने अपनी स्टाफिंग प्रक्रियाओं को बदल दिया है।

“एक महीने से भी कम समय में, हमने प्रक्रिया में सुधार देखा और एक अराजक, मैनुअल वर्कफ़्लो को समाप्त कर दिया,” उसने कहा। “तकनीक हमें बोझिल प्रक्रियाओं को स्वचालित करने में मदद करती है: फोन कॉल, अंतहीन पाठ, स्टाफिंग राउंड और दैनिक बैठकें। हमारे स्टाफिंग कोऑर्डिनेटर और यूनिट डायरेक्टर स्टाफ के बदलाव और रिक्वेस्ट को सिस्टम के माध्यम से तुरंत बता सकते हैं – कुछ ही मिनटों में। संसाधनों का यह व्यापक दृष्टिकोण स्टाफिंग साइलो को तोड़ देता है और आपको सही समय पर सही रोगियों और इकाइयों को नर्सिंग संसाधनों को संरेखित करने के लिए सामूहिक रूप से काम करने देता है। “

प्रौद्योगिकी के माध्यम से प्राप्त दक्षता में सुधार – उन सफलताओं – बेडसाइड में अधिक समय के लिए अनुमति देगा, और देखभाल के अधिक से अधिक स्तर पर ध्यान केंद्रित करने के लिए और भी अधिक समय, वह संपन्न हुआ; और वह हमेशा अंतिम लक्ष्य होता है।

ट्विटर: @SiwickiHealthIT
लेखक को ईमेल करें: [email protected]
हेल्थकेयर आईटी न्यूज़ एक HIMSS मीडिया प्रकाशन है।

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